Políticas de privacidad

Políticas de Tratamiento de Datos Personales

Objetivo

Establecer pautas y procedimientos que permitan administrar los datos personales proporcionados para garantizar que sean manejados de manera ética, asegurar que la información se mantenga protegida y no sea manipulada por personas no autorizadas.

Alcance

Se aplica a los datos personales y sensibles de cualquier grupo de interés almacenados en las bases de datos, debido a la relación contractual entre TINTATEX S.A y el titular de los datos.

Marco normativo

Constitución política artículo 15.
Ley 1266 de 2008 "Disposiciones generales de habeas data - Datos financieros".
Ley 1581 de 2012 "Disposiciones generales para la protección de datos personales".
Ley 2300 de Julio de 2023 el derecho a la intimidad de los consumidores.
Circular Externa 003 de 2018 "Modificación de numerales de la circular única de la SIC relacionados con el registro nacional de bases de datos".
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013.
Sentencias de la Corte Constitucional C - 1011 de 2008, y C - 748 del 2011.
Guía de responsabilidad demostrada de la SIC.

Principios para el tratamiento de datos personales

Se debe obedecer a una finalidad de acuerdo con lo establecido por la Constitución y la Ley, informando al titular sobre el tratamiento de sus datos. Este previo aviso sobre la finalidad de la información debe ser claro y específico.
Salvo que sea requerimiento legal, si no hay una autorización previa o un mandato judicial o legal que dé a conocer este consentimiento, los datos personales del titular no podrán ser recolectados ni divulgados.
Debe de existir la garantía al titular de poder acceder a la información personal previamente recolectada sin restricciones.
El manejo y tratamiento de la información personal solo podrá ser realizada por las siguientes personas: el titular, personas autorizadas por el titular y personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas a conocer la información del titular.
Todo aquel que cumpla con alguna intervención sobre el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar total reserva, aún después de finalizar sus labores.

Responsables del tratamiento de datos personales

El responsable de la información de las bases de datos y los datos personales contenidos en TINTATEX S.A, empresa con domicilio principal en Marinilla, Antioquia, INSCRITA EN LA Cámara de Comercio de Bogotá con NIT No. 900.043.170-3.

Nombre o razón social:: TINTATEX S.A
Dirección:: KM, Autopista Medellín - Bogotá #4641, Marinilla, Antioquia
Correo:: sistemas@tintatex.com

TINTATEX S.A se asegura de cumplir con las regulaciones establecidas por el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) inscribiendo y actualizando sus datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) según lo dispuesto por la ley. La empresa se compromete a mantener la información en el RNBD precisa y actualizada, garantizando la transparencia y el cumplimiento normativo en el manejo de los datos personales.

El Oficial de protección de Datos Personales es designado por la junta directiva para supervisar y asegurar el cumplimiento de las leyes y decretos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, así como garantizar los derechos del titular de los datos, como el acceso, actualización, rectificación supresión y revocación de autorización.

Derechos del titular de los datos

La empresa debe garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

Tener conocimiento sobre los datos recolectados, actualizarlos y rectificarlos. Para esto, será imprescindible la identificación previa de la persona para evitar acceso a terceros no autorizados sobre esta información.
Solicitar la copia de autorización que fue conferida a TINTATEX S.A.
El titular de los datos debe ser informado sobre el uso que TINTATEX S.A les ha dado a sus datos personales.
Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que el manejo de la información por parte de TINTATEX S.A no ha sido el adecuado o ha incurrido en contra de lo establecido con la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012).
El titular de los datos podrá revocar la autorización sobre el manejo de estos, en caso de que el titular se encuentre en circunstancias o deberes legales esta solicitud no procederá y deberá permanecer en la base de datos del encargado.
Si se considera que hay datos que pueden afectar su intimidad, el titular podrá abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. El titular tiene la libertad de decidir si desea proporcionar esta información.
El titular tendrá acceso de forma gratuita a la información que le concierne. Esta debe estar de acuerdo con lo que se encuentra en la base de datos, no debe existir una barrera que le impida el acceso a su información y debe ser legible.

Personas por las que podrán ejercerse los derechos de los titulares

Titular, acreditar adecuadamente su identidad a través de los diferentes medios que TINTATEX S.A ponga a su disposición, la cual podrá mantener mecanismos de validación de la información.
Representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes son ejercidos por las personas que están autorizadas para representarlos. Esto se demuestra a través del registro civil del menor o mediante un documento judicial que confirme su calidad.

Deberes en el tratamiento de los datos

La empresa por medio de los encargados está obligada a cumplir con estos deberes:

Asegurar al titular de la información el adecuado manejo de su información y un ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data.
Ya que se requiere una respectiva autorización por parte del titular de los datos, se debe realizar una solicitud y esta debe ser conservada.
La finalidad para el manejo de estos datos debe ser informada al titular de manera clara y suficiente.
Preservar la información bajo condiciones adecuadas y las medidas de seguridad necesarias para evitar el acceso de personas no autorizadas, uso fraudulento, adulteración o pérdida de esta.
Asegurar que la información que se suministre a la persona encargada esté completa, exacta y legible.
Realizar actualizaciones de la información en cuanto sea necesario.
Para asegurar el debido cumplimiento de la presente ley y para la escucha de consultas y reclamos por parte de los titulares, se debe adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
Llevar a cabo las consultas y reclamos formulados teniendo en cuenta los términos presentes en los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
Comunicar a la autoridad de protección de datos cualquier irregularidad o violación a los códigos de seguridad y los riesgos existentes en la administración de la información.
Llevar a cabo las instrucciones y requerimientos que dicta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Una vez que la autoridad competente notifique sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal, se deberá incluir en la base de datos con una anotación 'Información sujeta a discusión judicial'.
Inhibirse de difundir información que esté siendo objeto de discusión por el titular y esté bajo la orden de bloqueo por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes en el tratamiento de los datos por medio de un encargado

Una vez el manejo de los datos esté autorizado por el titular, se debe suministrar únicamente la información necesaria y pertinente.
Asegurar que la información suministrada al encargado del tratamiento de la información sea clara, exacta, correcta y legible.
Requerir al encargado el cumplimiento a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular a la hora de manejar estos datos.
Dar a conocer al encargado del tratamiento de datos cuando parte de la información esté siendo objeto de discusión por parte del titular, en cuanto se haya presentado el reclamo y no haya finalizado el trámite respectivo.

Deberes del encargado de los datos

Asegurar al titular de la información el adecuado manejo de su información y un ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data.
Preservar la información bajo condiciones adecuadas y las medidas de seguridad necesarias para evitar el acceso de personas no autorizadas, uso fraudulento, adulteración o pérdida de esta.
Efectuar de manera oportuna la actualización, rectificación o eliminación de los datos en los términos de la presente ley.
A partir de los 5 días hábiles contados después de recibir el reporte, se debe realizar la actualización de la información especificada por los encargados del tratamiento de datos.
Llevar a cabo las consultas y reclamos formulados teniendo en cuenta los términos presentes en la ley 1581 de 2012.
Para asegurar el debido cumplimiento de la presente ley y para la escucha de consultas y reclamos por parte de los titulares, se debe adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
Realizar el registro en la base de datos de consultas y reclamos la anotación 'reclamo en proceso' como se normaliza en la presente ley.
Una vez que la autoridad competente notifique sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal, se deberá incluir en la base de datos con una anotación 'Información sujeta a discusión judicial'.
Inhibirse de difundir información que esté siendo objeto de discusión por el titular y esté bajo la orden de bloqueo por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información solo a quiénes estén autorizados.

Tratamiento y finalidad

TINTATEX S.A maneja los datos personales de acuerdo con las leyes y las autorizaciones correspondientes. Para cumplir con sus funciones, la empresa debe obtener autorización en diferentes formatos, como físico, electrónico o digital. Además, cuando se realicen actividades de promoción, divulgación o capacitación, se solicitarán las autorizaciones necesarias. El tratamiento de los datos personales puede realizarse mediante medios físicos, automatizados o digitales, según la forma de recopilación de la información. También se pueden combinar datos de diferentes fuentes, como perfiles de redes sociales públicos o información disponible al público. Solo los empleados encargados dentro de sus funciones pueden acceder a los datos personales.

La información proporcionada se usa para llevar a cabo los siguientes fines:

Referente a clientes:

Realizar promoción y publicidad sobre los productos ofrecidos por TINTATEX S.A.
Establecer contacto por medios telefónicos, electrónicos (como SMS o chat) y correos electrónicos para mantener una comunicación cercana con nuestros clientes. Les informaremos sobre productos actuales y nuevos, así como los beneficios y detalles que puedan ser de su interés.
Realizar encuestas para medir la satisfacción y percepción de los clientes con respecto a los productos ofrecidos por TINTATEX S.A Esto permitirá a la empresa mejorar continuamente y adaptarse a sus necesidades.
Realizar todas las acciones y procedimientos internos necesarios para cumplir con la legislación relacionada con el producto adquirido.
Dar atención y gestionar las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los clientes.
Remitir información de contenido, publicitaria, comercial, invitaciones y atenciones de TINTATEX S.A.
Llevar a cabo análisis de mercado y patrones de comportamiento. Realizar acciones necesarias que abarcan desde la preparación inicial hasta el seguimiento y cumplimiento de los contratos, asegurando la legalidad y la gestión adecuada (Fases Precontractuales, Contractual y Poscontractual).
Proporcionar información de contacto y documentos relevantes a la fuerza comercial, la red de distribución, el telemercadeo y cualquier otro tercero con el que tenga un vínculo contractual asegurando una comunicación efectiva y el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Compartir los datos personales de los titulares con terceros, tanto a nivel nacional como internacional. Esto se hace en virtud de contratos, disposiciones legales o relaciones lícitas. para la venta de productos o en acuerdos comerciales.
La empresa lleva a cabo actividades como programación de ventas, compras y facturación hasta administración de cartera, control de calidad e inteligencia comercial.
Cumplimiento de TINTATEX S.A con las funciones demandadas, incluyendo el envío y recepción de mercancías o material publicitario.
Prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades y tomar las medidas necesarias frente a dichas situaciones.

Referente a proveedores/contratistas:

Proceder con el objetivo de los procesos de selección y contratación.
Informar sobre las políticas y los procedimientos que se deben llevar a cabo la asociación o vinculación de proveedores y contratistas.
Administrar la documentación y evaluar la calidad del servicio de los proveedores y contratistas.
Cumplir con las obligaciones fiscales, aduaneras y comerciales con las entidades administrativas y judiciales correspondientes.
Administrar y gestionar los proveedores y contratistas y realizar seguimientos a la información de contacto suministrada para fines contractuales que garanticen la óptima ejecución de los contratos.
Realizar los respectivos estudios y análisis estadísticos.
Llevar a cabo los procesos de control, auditoría interna y externa y garantizar la seguridad de la información.
Administrar las facturas suministradas por los proveedores o contratistas.
Realizar consultas, generar informes y actualizar diversas listas restrictivas.
Realizar procesos de control y registro contable de las obligaciones adquiridas con los contratistas y proveedores.
Prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades y tomar las medidas necesarias frente a dichas situaciones.

Referente a candidatos/colaborador/practicantes y aprendices:

Desarrollar y gestionar los procesos de reclutamiento, selección y evaluación de aspirantes. La información de los candidatos no seleccionados se conservará para un análisis futuro hacia vacantes diferentes a las aspiradas inicialmente.
Verificar los documentos suministrados por los aspirantes antes de su incorporación a la empresa incluyendo comprobaciones de seguridad como experiencia laboral referencias laborales y académicas, y cualquier otra validación necesaria para asegurar un proceso de selección seguro.
Realizar consultas de antecedentes judiciales, listas restrictivas centrales de riesgo y pruebas psicotécnicas que posibiliten una conveniente selección del aspirante.
Proporcionar la información pertinente a los proveedores de estudios de seguridad y visitas domiciliarias para verificar la información proporcionada durante el proceso de contratación.
Crear vías de comunicación que faciliten o simplifiquen las entrevistas realizadas al aspirante.
Compartir la información necesaria a los proveedores de servicios de salud ocupacional, para la realización de los exámenes médicos de ingreso y se envíen los resultados a TINTATEX S.A.
Gestionar todo tipo de comunicaciones internas.
Administrar los datos personales del empleado para gestionar la participación de los empleados en programas efectuados por TINTATEX S.A.
Administrar los datos personales para realizar una correcta incorporación de estos
Administrar los datos personales del empleado relacionados con remuneraciones, contribuciones, obligaciones, y prestaciones, así como retribuciones, impuestos y aportes del personal ante las entidades autorizadas.
Llevar control de la asistencia, el acceso físico y lógico (acceso a redes de la compañía) a las instalaciones y activos de información de la empresa.
Administrar los datos para evaluar el desempeño, la capacitación, habilidades, competencias y seguridad de los trabajadores.
Administrar los datos personales del empleado para asignar adecuadamente de herramientas de trabajo y el uso de activos de información.
Manejar los datos personales del empleado para realizar la correcta afiliación a cajas de compensación familiar, entidades prestadoras de salud, fondos de pensiones y cesantías, ARL, y para el cumplimiento de obligaciones tributarias.
Gestionar los datos personales para procesar depósitos de nómina, aplicar descuentos de nómina y registrar pagos a terceros.
Registrar y mantener datos históricos de los empleados y/o pensionados, tanto activos como inactivos, en las bases de datos.
Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para los empleados y sus beneficiarios (hijos, cónyuge compañero permanente).
Emitir recomendaciones o referencias laborales al concluir la relación contractual.

Finalidad de los datos sensibles

La información catalogada como 'datos sensibles' tendrán como finalidad:

La empresa utiliza tecnologías como la recolección de huellas dactilares y fotografías para controlar el acceso a sus instalaciones y el uso de servicios relacionados con nuevas tecnologías.
Se verifica la identidad de clientes, empleados, proveedores y contratistas que tienen una relación contractual vigente, utilizando huellas dactilares y fotografías para validar su identidad.
Administrar datos personales para asegurar la participación de los empleados en estos programas. Se capturan evidencias fotográficas o videos como soporte.
Gestionar las incapacidades de los empleados ante las entidades de salud y almacenar esta información en los repositorios correspondientes.
Gestionar las incapacidades de los empleados ante las entidades de salud y almacenar esta información en los repositorios correspondientes.
Gestionar durante la etapa de preselección los resultados de pruebas psicotécnicas y estudios de seguridad, y se almacenan en los repositorios adecuados.
Salvaguardar el interés vital del titular: En situaciones en las que el titular está física o jurídicamente incapacitado, se requiere la autorización de los representantes legales para proteger su interés vital.
Manejar los datos en contexto de actividades legítimas y con las garantías necesarias por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro tipo de entidad sin fines de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se relacionen exclusivamente con sus miembros o personas con las que mantengan contacto regular debido a su finalidad. En estos casos, los datos no podrán ser suministrados a terceros sin la autorización del titular.
Manejar la información necesaria para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en proceso judicial.
Procesar datos con fines históricos, estadísticos o científicos, tomando medidas para proteger la identidad de las personas involucradas.

Referente a menores de edad:

Acceso a los beneficios o derechos en salud, recreación, educación y otros programas que TINTATEX S.A o de terceros con los que se hayan establecido convenios.
Gestionar la participación de hijos de empleados en programas o actividades que realice la empresa, donde se hará la captura de evidencias fotográficas o cualquier otro tipo de evidencia que apoye la realización de dichos programas.

Por captura de videovigilancia:

Gestionar la seguridad y protección de las personas y de las instalaciones de TINTATEX S.A.
Controlar el acceso en determinadas áreas, garantizando que solo ingresen personas autorizadas.
Monitorear las actividades realzadas en determinadas zonas de TINTATEX S.A para asegurarse de que se realicen bajo las medidas adecuadas.
Emplear medidas preventivas como la videovigilancia para disuadir la comisión de actos delictivos.
Velar por la seguridad de cualquier persona que interactúe dentro de las instalaciones de TINTATEX S.A.
Utilizar las grabaciones en caso de investigaciones internas por incidentes o faltas disciplinarias.
Emplear las grabaciones para evaluar el desempeño de los empleados en áreas relacionadas con atención al cliente, seguridad u otras funciones determinadas.
Implementar medidas y procedimientos que permitan actuar de manera rápida y eficiente ante situaciones de emergencia, como incendios, evacuaciones o desastres naturales. Esto incluye tener planes de acción, entrenamiento para el personal y sistemas de alerta temprana para garantizar una respuesta efectiva.
Llevar a cabo investigaciones, análisis y evaluaciones para garantizar el cumplimiento de normativas legales y la eficiencia operativa.
Recopilar los datos de seguridad de diversas fuentes. Estos incluyen documentos proporcionados por las personas a los guardias de seguridad (como identificaciones o registros de ingreso) y grabaciones de video dentro y fuera de las instalaciones y puntos de venta. Estos datos se utilizan para fines de seguridad y pueden presentarse como prueba en procesos legales.

Retención de datos personales

Las bases de datos que contengan la información personal se mantendrán activas mientras la información se utilice para las finalidades estipuladas en esta política. En cuanto se cumplan estas finalidades y no exista una obligación legal de conservar la información, los datos serán eliminados. Otros motivos por los que puede haber una retención de los datos son:

La información de carácter personal será contenida en las bases de datos se conservarán durante el tiempo de duración de la relación contractual con el titular de la información.
Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su eliminación por el interesado y no exista una obligación legal para la retención de esta información.

Uso y transferencia internacional de datos personales e información personal por parte de TINTATEX S.A

Según la naturaleza de las relaciones, ya sean permanentes u ocasionales, que cualquier titular de datos personales tenga con TINTATEX S.A, toda su información puede ser transferida internacionalmente, siempre cumpliendo con los requisitos legales aplicables. Al aceptar esta política, se otorga permiso expreso para transferir información personal. Esta transferencia se realizará en el marco de cualquier relación establecida con TINTATEX S.A, sin dejar de lado la obligación de mantener la confidencialidad, TINTATEX S.A garantizará que los terceros que reciban la información se comprometan a seguir esta política y que utilicen esta información personal únicamente para temas relacionados directamente con TINTATEX S.A, y solo durante el período que dure dicha relación, sin poder usarla para otros fines diferentes a lo establecidos o autorizados.

Así mismo, TINTATEX S.A, puede proporcionar información personal a entidades gubernamentales o públicas, tales como autoridades judiciales, fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal, así como con terceros involucrados en procedimientos legales, y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes. Proporcionar esta información se realizará cuando sea necesario o pertinentes para:

Cumplir con leyes vigentes, incluidas leyes de otros países.
Cumplimiento con procesos legales.
Responder a solicitudes de autoridades públicas y gubernamentales, incluso de otros países.
Hacer cumplir nuestros términos y condiciones.
Proteger nuestras operaciones.
Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, así como los de terceros.
Obtener remuneraciones aplicables o limitar posibles daños.

Atención de peticiones, consultas y/o reclamos

En el momento que el titular o su representante crea necesario y pertinente la actualización, eliminación o rectificación de sus datos personales y suprimir la autorización previamente otorgada para el manejo de estos, podrán realizar la solicitud de manera gratuita, todo con esto ofreciendo antes una acreditación de su identidad.

Para realizar la debida atención a la solicitud presentada, deberá proporcionar la siguiente información:

Nombres y apellidos completos del titular de los datos o de su representante.
Número y tipo de documento de quien presenta la solicitud.
Teléfono y dirección electrónica o ubicación física para recibir la correspondencia.
La intención de dicha petición y razones que sostengan su solicitud.
Fotocopia del documento de identificación del titular y cuando aplique, el de su representante.
Si aplica, un documento que acredite la representación del titular.
La firma del peticionario o del apoderado, cuando sea el caso.

A través de estos canales:

Correo electrónico remitido a:: sistemas@tintatex.com
Ubicación física:: KM, Autopista Medellín - Bogotá #4641, Marinilla, Antioquia
Atención telefónica:: 5608401

Requisitos para realizar las consultas y reclamos a través de representante:

Este derecho puede ser ejercido por el titular de la información debidamente identificado o por un representante del titular autorizado (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si una solicitud es presentada por alguien que no es el titular de la información personal y este no presente el documento apropiado que acredite la representación, la solicitud será tomada como no presentada y no se procederá con la petición.

Quienes sean menores de edad deberán ejercer su derecho de consultas y reclamos a través de quien acredite su representación legal.

TINTATEX S.A, asegura el derecho de consulta, proporcionando a los titulares toda la información contenida en el registro individual que esté vinculada con la identificación del titular a través de:

Medios de comunicación electrónica u otros que considere adecuados.
Implementación de formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales comunicarán en el aviso de privacidad.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

Independientemente del mecanismo implementado, las solicitudes de consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de su recepción, si no es posible informar dentro de este período, se informará al interesado antes de que finalicen los diez (10) días, explicando los motivos de la demora y especificando la fecha en la que se resolverá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles posteriores al primer plazo.

El titular o representante que note observaciones en la información contenida en la base de datos y considere que es pertinente realizar una corrección, actualización o eliminación o se presente un presunto incumplimiento de los derechos en la Ley, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

El plazo máximo para dar respuesta al reclamo será de quince (15) días hábiles posteriores a la fecha de recepción de este. En caso de que no sea posible atender el reclamo dentro de este plazo, se dará un informe al titular o representante especificando los motivos de la demora y deberá atenderse dentro de los siguientes ocho (8) días hábiles posteriores al vencimiento del primer plazo.

Dado el caso de que la solicitud haya sido remitida incompleta, se precisará la información faltante al titular o representante dentro de los cinco (5) días posteriores al recibo de la solicitud.

Al pasar dos (2) meses desde la fecha que se envió el requerimiento de la información faltante y que esta no se reciba respuesta alguna, se dará a entender que el titular ha desistido.

Uso de Cookies y tecnologías similares

TINTATEX S.A puede emplear cookies y otros recursos tecnológicos afines a su plataforma digital, así como en los en los correos electrónicos remitidos a sus usuarios, clientes. Estos recursos tienen múltiples usos como garantizar la autenticación, registrar las actividades en la plataforma web, mejorar su funcionamiento, optimizar los productos ofrecidos, analizar las tendencias de mercado e información demográfica de los visitantes de la plataforma, evaluar la efectividad de la publicidad y determinar la interacción con los correos electrónicos enviados.

Estas herramientas proporcionan datos sobre el tipo de navegador y sistema operativo utilizados, la dirección IP, la duración de la visita a la plataforma y el número de accesos.

El usuario y el cliente tendrán la posibilidad de eliminar y deshabilitar las cookies en la configuración de su navegador, en caso de realizar esta acción, se podrá continuar con la visita en la plataforma, pero ciertas áreas se podrán ver afectadas restringiéndose su acceso.